十二月 26, 2016 | 數位行銷

團隊內的聊天工具,不可不知Mattermost

在一個注重團隊合作的時代裡,如何善用工具來促進團隊內的協同合作時非常重要的事情。一般公司,每天工作離不開電子郵件、office Word Excel、專案管理系統等等,但隨著時代進展,團隊內的溝通則是越來越重要的事情,再加上現在團隊已經不再侷限於一個地區,取而代之的是散佈於全球組成的團隊,什麼樣的團隊聊天工具可以讓團隊內更訊息的聯絡、分享與溝通,增加資訊傳遞的速度。MatterMost是一個非常好的選擇,不僅可以架在自己的伺服器內確保機密資訊留在自己公司,更可以支援Mac、Windows、Linux、IOS、Android等作業系統。

mattermost

即時訊息與團隊訊息的差別

  1. 即時訊息
    即時訊息(Instant Message)是現在最離不開我們生活的,主要是讓人能夠在網路上面即時的傳遞文字、消息、文件、影片、聲音等等資訊。從最早的ICQ、MSN到現在的SKYPE、Line、WhatsAPP、WeChat等等,都充斥在我們的日常生活當中。
  2. 團隊溝通平台
    團隊溝通平台主要是用在公司內部,不同於即時訊息,團隊溝通平台更著重於企業內各個部門專案間的溝通,並且更著重於訊息的紀錄、安全性、可用性與整合性。常用的軟體有Telegram、Slack、Rocket.Chat、MatterMost 等等。

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團隊訊息的新選擇:MatterMost

在現在Slack如此火紅的情況下,喜歡open source的人,當然會尋找一個可以替代Slack的新選擇,這個即是Mattermost。就像其官方網站介紹寫的一樣

Open source, on-premises, Slack-alternative

主要目的為提供另外一個像是slack的opensource選擇。如果,您在這裡並不是很瞭解slack這類型的工具的話,可以試著看看這一篇電腦玩物的介紹:Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道,相信可以帶給您不少概念。

Mattermost最大的好處(對小編的公司來說)即是將公司的所有聊天訊息跟內容,搬回自己家,而且所有上傳的圖檔與文字,不再受任何大小與時間的限制。可以想像,幾年前跟同事聊天的所有檔案與內容,可以轉瞬間搜尋到,並且查看所有內容。是否覺得很興奮呢?

特色與優勢

以下整理幾點Mattermost的優點供參考,希望能夠給尚未導入這種團隊訊息的公司中小型企業有一些幫助。

  1. 私有伺服器

    【我們的資料與對話內容,都有機密性,需要妥善保存】這個是您與您的團隊的共同心聲嗎?如果是的話,Mattermost就是您的最好選擇,不僅可以安裝在私有伺服器上面,更可以設定備份跟檔案同步到Amazon的S3上面,是個絕佳的組合。

  2. 一對一聊天

    Mattermost也提供了一對一的聊天功能,同樣可以在這個上面跟您的同事們一起聊天,聊天的文字與歷史紀錄,就交給系統本身來幫你備份吧,訊息將會全部保存,更讓人開心的是,與這個人分享的檔案,同樣也是全部保存。

  3. 公開頻道與私有頻道訊息

    在Mattermost裡面,每一個群組都統稱為頻道(Channel),這個是團體訊息中非常重要的一項特色

    • 公開頻道
      此項功能,團隊可以隨需求隨意的開頻道,將需要的人拉進來,即刻開始聊天。舉例來說,就可以每個專案都開啟一個頻道,在這個頻道內,專案的負責人與團隊成員,可以進行各種相關的討論,與檔案的分享,重要的資訊還可以用上旗標Flag功能,將重要資訊標註起來,更方便進行討論。

    • 私有頻道
      若在公司內部,每個部門希望有自己的聊天室,並且保持聊天室的私密程度,私有頻道即是提供這樣的功能。只有被邀請進來這個頻道的人,才能注意到他的存在並且在這個裡面進行交流,在公司內部,是個非常不錯的功能。

    • 特別指令 “@”
      不管是在各個頻道聊天,Mattermost同樣提供了"@" 的指令功能,讓您可以很順利的在任何聊天室內Tag特定的人,更可以使用 @channel 通知全部頻道的人 或者 使用 @all 通知全部團隊的人。

  4. 檔案分享

    檔案是公司內部最普遍的,常常都會需要傳遞檔案給不同的人,在Mattermost裡面不僅可以保存好對話紀錄,更可以將所有的檔案存下來,對於聊天傳檔案,檔案又不會隨著時間消失的功能來說,是公司內團隊聊天的一大福音。

  5. 搜尋

    如果所有的文字都留下來紀錄,則搜尋功能就非常重要了,Mattermost的搜尋功能不僅可以讓你方便找到所有特定關鍵字,更可以針對不同的channel進行搜尋,讓您更方便找到所有的歷史紀錄。

  6. Webhook整合與Oauth整合

    Mattermost提供了很方便的Webhook整合功能。其中包含:Webook In、Webhook Out 還有 Command,讓您輕鬆與Gmail/Calendar/Trello 無數軟體整合。若您想要更深入了解Webhook,可以參考這篇文章:Webhook 实践 —— 自动部署。 至於Oauth,則是啟用時,Mattermost 將可以作為一個 OAuth 2.0 服務提供者以授權外部應用程式的 API 要求

  7. 支援多國語言:繁體中文

    在Mattermost的眾多功能裡面,多國語言的這項功能是小編覺得特別重要的一環。若您有使用過Slack,Slack在頻道的命名上面基本上還是以英文為主。因此,對於一間公司全部以中文為主的公司來說,似乎有了那麼點美中不足。而在Mattermost裡,這種狀況將不復見,不僅支援多國語言,還可以提供每個使用者選擇自己預設的語言作為使用軟體的語言,相比之下,比Slack好用多了。

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結論

好的工具可以增進整個團隊的運作,加速團隊的效率與溝通。。一開始團隊內是使用Slack作為溝通的平台,但因為訊息限制與檔案限制的原因開始思考是否有Slack的替代方案。而Mattermost則提供了非常好的解決方法。這裡純粹是以敝公司使用下的心得分享,當然如果有更好的替代方案,也歡迎大家一同分享